Proceso de Integración con api

https://api.aturnos.com/

En aTurnos disponemos de un API para que los sistemas de nóminas, ERP´s, sistemas de RRHH o cualquier otro sistema de terceros pueda integrarse de manera dinámica y de una forma transparente a los servicios.

Estas integraciones con los sistemas existentes son inmediatas gracias a las tecnologías Rest Services y JSON que se implementa en aTurnos sobre HTTPS. El cliente dispone de un Token generado por aTurnos que le permite recuperar de manera segura la información mediante el interfaz definido.

La metodología es muy sencilla, con el identificador de usuario y su token generado, los sistemas de terceros del clientes pueden recuperar y volcar datos de forma automática según la funcionalidad presentada en el API.

Toda la capa de presentación de aTurnos hacia sus clientes ya sea desde entornos Web u otros aplicativos utiliza parte de estos servicios para ofrecer la mayor cohesión de sistemas de terceros con aTurnos.

El API de aTurnos es dinámico por lo que vamos añadiendo nuevos servicios a los nuevos requisitos que implementamos.

Si consideras interesante añadir al servicio a nuestro API por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros. https://api.aturnos.com/

                         

Flujo de información

A continuación se detallan los procesos que se llevan a cabo para que aTurnos reciba la información desde el sistema de nóminas del cliente:

El maestro de datos de empleados y absentismos es tu software de RRHH (Meta4, SAP, SAGE, A3, Milena), para ello, de forma online los datos se vuelcan a nuestro API.

El proceso se divide en dos tipo de datos principales: Empleados y Absentismo

Cuando el maestro de empleados no está en aTurnos, este suele estar en la herramienta de nóminas y desde este maestro se envía a la aplicación (altas, bajas, modificaciones de categoría y/o porcentaje, transformaciones en indefinido, etc).

Cualquier cambio tiene que ser comunicado de forma online para tenerlo actualizado en tiempo real. Esta es una de las primeras decisiones a tomar, nosotros recomendamos online vía API REST, aunque también admitimos (pero no aconsejamos) la incorporación del maestro (y sus modificaciones) mediante archivo de texto plano a través de ficheros ftp’s. Esto debe de definirse en el arranque del proyecto.

Por lo tanto, el primer punto es registrar a los trabajadores en aTurnos:

1. Alta de empleados y bajas de empleados:

• Consiste en compartir un JSON para el alta y la baja dentro del Web Service. Se consulta de forma online cada vez que existe un cambio en el maestro de empleados. Para el refresco diario no hace falta enviar a todos los empleados solo los cambios. Se pueden marcar en el sistema de RR.HH los campos modificados para no volver a enviarlos.

El campo clave del usuario será el Id de empleado del software de nómina (o NIF), aunque a nivel interno y como campo único aTurnos también usará el correo.

Los campos obligatorios son:

• Nombre del empleado (alfanumérico-campo necesario)
• ID software de nómina o NIF, siempre que sea único para el trabajador en las distintas relaciones laborales. (alfanumérico-campo clave)
• Unidad organizativa, Área o División de personal (determina la inclusión en un equipo de aTurnos, ejemplo traslados de personal). (alfanumérico-campo clave). Podría equivaler (de acuerdo a vuestra estructura) al Centro de Trabajo. Responde a la pregunta ¿dónde presta los servicios?
• Posición, concatenación de Unidad organizativa con categoría y/o puesto. (alfanumérico-campo clave). Responde a la pregunta ¿dónde presta los servicios? y ¿qué tareas hace?
• Correo, en el caso de que no existiera se deberá crear uno para cada trabajador, por ejemplo, id.nombre_cliente@aturnos.com. (alfanumérico-campo clave). Recordatorio: el correo es el campo clave, siendo la única forma de acceso de los usuarios (trabajadores, supervisores, administradores, superusuarios) a la aplicación
• Fecha de alta. (numérico-campo clave). Se admiten los formatos AAAA-MM-DD; DD-MM-AAAA; DD/MM/AAAA; MM/DD/AAAA; AAAAMMDD.
• Fecha de baja si tuviera. (numérico-campo clave). Idem con respecto a los formatos
• Porcentaje de jornada. (numérico-campo necesario).
• Categoría (alfanumérico-campo necesario)

Los campos opcionales pero que son interesantes para informar son:

• Saldo de vacaciones
• Datos personalizado que aporten en la planificación, CECO’s específicos que no se precisan en la planificación pero que forman parte de la distribución de costes, si la tuvieseis.
• Localización, sección, departamento o puesto en la terminología del cliente

Definir una estructura organizativa para gestionar las agrupaciones, los permisos, los flujos de aprobaciones, los costes y la visibilidad de cada trabajador dentro de la empresa es vital y mantenerla con la que tenga definida en tu software de RRHH (Meta4, SAP, SAGE, A3, Milena).

Una mala definición de esta estructura complica mucho la gestión de procesos como peticiones de vacaciones/permisos, compartir documentos, analizar disponibilidades, calculo de costes, permisos de acceso o gestión de incidencias.

En aTurnos existe una estructura organizativa que se tiene que mapear con la existe en tu software. No siempre para planificar es necesario que coincidan, es decir, en un equipo de aTurnos (unidades organizativas) pueden cohabitar trabajadores que pertenecen a centros de trabajo distintos. Habitualmente las unidades organizativas coinciden con los centros de trabajo.

Se asocian las jerarquías según las necesidades, por ejemplo en SAP, la división de personal (SAP) son las Zonas (aTurnos), las unidades organizativas (SAP) son los equipos/cuadrante (aTurnos) y funciones/áreas (SAP) como localizaciones (aTurnos). En Meta4 las unidades organizativas son los equipos.

2. Modificaciones de porcentajes de jornada, categoría y/o unidades organizativas.

Con respecto a los cambios de categoría, porcentaje de jornada y de unidad organizativa (que determina la inclusión en un equipo de aTurnos, por ejemplo cuando se traslada a un empleado de un centro de trabajo a otro) vamos a hacer alguna consideración:

• • En todos los casos, se deben generar dos líneas en el registro, la primera que deberá contener al menos:

• Nombre del empleado.
• ID_empleado o NIF.
• Unidad organizativa, Área o División de personal, equipo aTurnos, centro de trabajo.
• Posición
• Correo, en el caso de que no existiera se deberá crear uno para cada trabajador, por ejemplo, id.nombre_cliente@aturnos.com
• Fecha de alta.
• Fecha de baja, determinada por el día inmediatamente anterior al cambio, si el cambio de categoría, porcentaje de jornada o de centro de trabajo es efectivo a partir del 1 de enero, la fecha de baja en este caso sería el 31 de diciembre.
• Porcentaje de jornada.
• Categoría.

  • La segunda línea:

• Nombre del empleado
• ID del trabajador en el software RRHH o N.I.F.
• Unidad organizativa, Área o División de personal.
• Posición
• Correo, en el caso de que no existiera se deberá crear uno para cada trabajador, por ejemplo, id.nombre_cliente@aturnos.com
• Fecha de alta, determinada por el día en el que se hace efectivo el cambio siguiendo con el ejemplo anterior, la fecha sería el 1 de enero.
• Fecha de baja, en su caso.
• Porcentaje de jornada.
• Categoría

• Documentación y ejemplos sobre el Web Service:

https://www.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Employee-Import_Employees

• Preguntas a cliente:

• • Hay dos conceptos que son necesario de revisar, sobre todo para personal que está con un porcentaje menor al 100% o con las altas y bajas dentro del mismo año. Estos son las horas a trabajar en el año y el cálculo de las vacaciones. Nosotros podemos realizar el cálculo pero muchas veces la empresa hace cálculos particulares. Saber también cómo afectan cuando hay finiquitos con vacaciones y horas no disfrutadas. ¿Cómo se calculan las vacaciones y horas de contrato para los temporales y cierres de contrato? También, revisar la parte de las vacaciones/horas en caso de que se disfruten o no entre los diferentes contratos del personal temporal o discontinuo. La mayoría de clientes finiquitan las horas y las vacaciones pero podríamos arrastrarlas al periodo siguiente.

• • También si se tiene que disfrutar todas las vacaciones en el año o tenemos que arrastrarlas al año siguiente. Si esto viene del software de RRHH o lo calculamos nosotros. En algunos clientes la hemos ido arrastrando nosotros. Es decir, si el contingente se fuerza desde el maestro de empleados (en Meta4, SAP, A3, etc) o se calcula desde aTurnos.

• • Definir el mapeo de la estructura organizativa entre el software de RRHH y aTurnos.

3. Añadir Periodos de absentismos

Los periodos de absentismos se suelen informar desde nóminas por los procesos legales que conllevan como un accidente laboral. Aquí es recomendable que los datos legales venga de la herramienta de nóminas. En aTurnos se pueden definir absentismos que no puedan ser insertados por los mandos como una IT porque afecta a nominas y siempre viene de tu aplicación de RRHH. Pero podemos dar la posibilidad de que existan absentismos que puedan ser fijados por los mandos que no afecta a nómina como una visita al médico o un retraso.

• Documentación y ejemplos sobre el Web Service:

https://www.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-addAbsenteeismsPeriod

• Preguntas a cliente:

• • Definir que absentismos vienen del software RRHH (IT, Maternidad, etc.) y cuales se pueden insertar en aTurnos. Y definir ese software es maestro de absentismos para los intra-día, ejemplo visita a médico. En la mayoría de casos no es solicitado por el cliente traspasarlo a nómina porque no afecta a nóminas pero necesitamos confirmarlo.

• • Si viene una modificación del periodo de absentismo (termina la baja y se fija una fecha de fin) otra vez hay que llamar al Web Service para quitarle el absentismo dentro de la planificación, esto lo hacemos desde el mismo Web Service.

4. Borrar periodos de absentismos

Cuando un periodo de absentismos es actualizado o borrado en el software de nómina, estos datos tienen que actualizarse en aTurnos.

• Borrado de periodos de absentismos: cuando los absentismos se han terminado y han sido diferentes a la fecha que se informó, se puede borrar desde este WS.

• Documentación y ejemplos sobre el Web Service:

https://www.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-deleteAbsentismPeriod

5. Incorporación de marcajes

aTurnos es el lugar donde se recogen y gestionan todos los datos de los diferentes sistemas de control de presencia.

Puedes integrar varios tipos de controles de presencia y tecnologías.

Los marcajes en aTurnos los llamamos Checkins y consisten en recibir la marca de tiempo y un identificador del empleado, a través de nuestro API.

En nuestra aplicación no almacenamos ningún tipo de información biométrica en la nube, solo recibimos esos datos y los analizamos y comparamos con la planificación y las tolerancias configuradas para generar la mejor información posible.

• Documentación y ejemplos sobre el Web Service:

https://www.aturnos.com/apidoc/#api-PUNTOS-setCheckinInteligent)

Ya revisado el flujo del proceso de información de datos desde el software de RRHH a aTurnos, vamos a proceder a describir la información que aTurnos podrá informar al

sistema de nómina del cliente:

Ahora los datos de vuelta después de la planificación a tu software de RR.HH. Este proceso es opcional pero es normal que el cliente demande el volcado de los datos de aTurnos en los conceptos de nómina.

1. Conceptos de nóminas

• Conceptos para la generación de nóminas: horas, nocturnidad, extras, complementarias, absentismo (los totales del periodo). Tenemos que definir que conceptos necesita tu software para construir la nómina con los datos existentes en aTurnos.

• Documentación y ejemplos sobre el Web Service:

http://www.aturnos.com/apidoc/index.html#api-Schedule-getPayrollConcepts

• Preguntas a cliente:

• • Aquí un tema a tener en cuenta, la TGSS necesita las horas complementarias y ese proceso suele estar automatizado en otras herramientas como SAP, esta información viene de aTurnos pero es algo que tiene que venir forzado sino lo tendría que calcular por tu maestro de empleados. Hay que tener en cuenta como generáis las horas complementarias para enviarlas a la administración de forma mensual. Es un campo que puede venir de aTurnos y forzarlo vosotros.

• • Hay que definir en detalle cada uno de los absentismos que afectan a nómina y de los conceptos necesarios para generar la misma.

• • Definir si las nocturnidades fijas se validan en el software de RR.HH o en aTurnos. En caso de ser aTurnos hay que validar no descargar esos conceptos para los trabajadores que cobran nocturnidad fija.