El objetivo de la guía de importación de datos desde un Excel o CSV a aTurnos es ayudar al administrador a planificar su equipo de trabajadores de una manera sencilla y rápida a través de los diferentes tipos de importaciones que dispone de esta herramienta.
Antes de proceder a la explicación de cómo poder importar un archivo a aTurnos, lo primero que se debe hacer es configurar previamente el proceso de importación.
Configuración para importaciones (Excel/csv)
Los procesos de importación en aTurnos requieren de una configuración previa dentro del equipo donde se quieren volcar los datos de los ficheros. Por defecto aTurnos tiene una configuración inicial, como puede ser el formato de exportación (separador csv) con un punto y coma “;” y el formato de fecha “dd/mm/aaaa”, la cual recomendamos y evitar cambios en la configuración. Nuestros ficheros de ejemplos se encuentran configurado con estos valores por defecto.
a) Formato de importación y exportación
Se trata del separador que se insertará en el archivo csv a la hora de importar o exportarlo. Se puede elegir entre cuatro opciones distintas: Coma (,), Punto y coma (;), Tabulador (t) o Barra Vertical (|).
b) Formato de fecha
Para una correcta asociación de campos se puede definir el formato de fecha deseado para la importación y para cualquier tipo de exportación (DD/MM/YYYY).
Importación de conceptos y pasos básicos para planificar
Antes de comenzar el proceso de planificación, se necesitan dos pilares básicos fundamentales: los trabajadores y los turnos.
Hay que dejar claro que el proceso de planificación hace referencia a los datos que interfieren en la planificación de la jornada laboral como son los turnos, patrones de turnos, localizaciones, periodos de absentismos, festivos y tipos de horas y no engloba los términos de tareas, recursos o equipos.
Se pueden importar diferentes ficheros con datos relacionados solo con los trabajadores, solo con los turnos o con ambos en el mismo fichero. Teniendo en cuenta estos dos datos imprescindibles, el orden que recomendamos para generar una planificación de los trabajadores de un equipo mediante importaciones de Excel/CSV es el siguiente:
1. Importación de trabajadores
Este proceso consiste en insertar y dar de alta a los trabajadores del equipo. Se puede realizar con dos tipos de Excel:
2. Importación de creación de tipos de turnos
Para planificar es necesario que los tipos de turnos estén creados previamente en el equipo desde el Inicio>Planificador>Tipos de Turno. Los tipos de turnos se crean con el siguiente tipo de Excel, con el cual también se pueden crear los tipos de absentismos. Para más información sobre cómo crear los tipos de turno y absentismos, haz clic en el siguiente enlace:
3. Importación de creación de patrones de turnos
Con los tipos de turnos ya creados, se pueden crear patrones de turnos. Con estos patrones de turnos el administrador puede planificar turnos a los trabajadores aplicando directamente los patrones desde la función aplicar patrones dentro del equipo, sin la necesidad de importar planificaciones. El proceso para crear patrones de turno e importarlos es el siguiente:
4. Importación de festivos
En este paso, se insertan los días festivos del calendario laboral del equipo. A continuación, explicamos con más detalle cómo es el proceso:
5. Importación de localizaciones
El siguiente paso consiste en crear e insertar localizaciones y localizaciones padres en el equipo desde Inicio>Administrar>Localizaciones de la siguiente manera Crear localizaciones. Una vez creadas, el proceso de importación de las localizaciones más detallado se explica a continuación:
6. Importación de planificación
Existen diferentes opciones con ficheros distintos para poder importar con datos de los trabajadores y tipos de turnos previamente creados en el primer paso. Además, vamos a poder crear otros datos sobre la planificación, como es el caso de las vacaciones o absentismos. Los pasos a seguir son los siguientes:
7. Importación de horas extraordinarias, complementarias y normales
En aTurnos hay distintos tipos de horas y se pueden insertar directamente en el cuadrante los tipos de horas que se hayan creado previamente en el equipo desde el Inicio>Tipos de Turnos>Acciones>Crear tipos de horas. A continuación, se explica más detalladamente el proceso de importación de todo tipo de horas:
8. Importación de marcajes
Los marcajes hacen referencia a los fichajes de entrada y salida del Control de Presencia de la jornada laboral. Esta función se usa cuando queremos insertar marcajes de periodos anteriores o bien trasladarlos a aTurnos desde otro programa. Podemos acceder a nuestros marcajes desde el Inicio>Control de Presencia>Mis marcajes. Para más información sobre el proceso de importación de marcajes haz clic en el siguiente enlace:
Asociar campos para la Importación
Hay que tener en cuenta que una vez seleccionados los datos que deseamos importar, en el siguiente paso se tienen que asociar los campos de los archivos con sus respectivas variables. En aTurnos, contamos con distintos tipos de plantillas que se pueden usar para una correcta importación mediante archivos de Excel:
